Como funciona o envio de e-mails / SMTP

Como funciona o processo de e-mail:
Imagine que o servidor de e-mail fica inacessível durante algum tempo, seja qual for o motivo. O que acontece então aos e-mails enviados para o seu domínio?
Quem envia o e-mail fá-lo sempre através do protocolo SMTP. Este protocolo segue determinadas normas.

Se não for possível entregar o e-mail, a entrega volta sempre a ser tentada por fases. Normalmente, nova tentativa após 15 a 30 minutos, outra após 60 minutos e, depois, muitas vezes de 2 em 2 horas durante um período mínimo de 2 a 3 dias. Estas definições podem variar um pouco de servidor para servidor. Se, passados esses 2 a 3 dias, ainda não tiver sido possível entregar o e-mail, este é devolvido (bounce) com o motivo indicado. Também pode acontecer que o remetente seja informado entretanto (a cada 24 horas) de que a mensagem ainda não foi entregue (depende do servidor de e-mail).

Assim, se o servidor de e-mail tiver estado em baixo durante algum tempo, pode ficar descansado: o e-mail acaba por chegar (mais tarde) quando o servidor voltar a estar disponível e, em qualquer caso, o remetente acaba por ser avisado se não for possível entregá-lo. Em princípio, os e-mails não podem simplesmente desaparecer.

O mesmo se aplica quando envia e-mails através dos nossos servidores. Se não for possível entregá-los, recebe um aviso.

Por isso, se um e-mail for entregue mais tarde porque um servidor de e-mail esteve em baixo, pode não ser logo evidente que se trata de um e-mail enviado anteriormente, porque a maioria dos programas de e-mail mostra a data de receção e não a data/hora de envio. Em alguns programas de e-mail pode também mostrar a data de envio; caso contrário, pode sempre consultar os cabeçalhos da mensagem (código-fonte / source) para ver a data/hora original de envio.